Seuran jäsenrekisteriä uudistetaan ja päivitetään. Tietojen päivityksen ohessa nostetaan esille jäsenten sitoutuminen turvallisuus- ja käytössääntöihin, otetaan jäseniltä kirjallinen kuvauslupa sekä kootaan alaikäisiltä jäseniltä huoltajien yhteystiedot.
Huoltajien yhteystiedot ovat toisinaan osittain uupuneet alaikäisiltä jäseniltä. Jatkossa alle 18-vuotialta tallennetaan rekisteriin myös huoltajan nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja allekirjoitus. Myös nämä tiedot sisältyvät uuteen jäsenrekisterin tietolomakkeeseen.
Erään tulkinnan mukaan uusi yksityisyyden suojaa ja henkilörekisteriä koskeva lainsäädäntö käsittää myös seuran sivuilla ja mainonnassa käytetyt kuvat eräänlaiseksi henkilörekisteriksi. Kaikki nykyiset jäsenet ovat antaneet luvat treeneissä otettujen kuvien julkaisuun, mutta tiukan lain tulkinnan mukaan siihen tarvitaan jatkossa kirjallinen lupa. Hallitus päätti 12.7.2018 , että kirjallinen kuvauslupa tullaan kysymään kaikilta jäseniltä.
Kuvaaminen ja kuvien julkaisu mm. seuran sivuilla on seuralle ensiarvoisen tärkeää, sillä kuvat ovat meidän pääkeinomme mainostaa seuraa ja esitellä toimintaa ilman kuluja. Usein kuvissa treenaajilla on maskit päässä, joten pääosin kasvot eivät näy muutenkaan. Julkaistavat kuvat valitaan tarkkaan, joten kenenkään ei tarvitse pelätä sitä, että seuran sivuille päätyisi joku surkean epäonnistunut kuva, niin miekkailullisesti kuin muutenkaan.
Tässä yhteydessä myös aikaisemmin erillinen vastuuvapaus-kaavake yhdistetään osaksi jäsenrekisterin tietolomaketta.
Lomakkeet voi palauttaa Mikko Järvelinille, joka vastaa jäsentietolomakkeiden kokoamisesta.
Jäsentietolomakkeet Mikolle.
Jos joku jäsen tai hänen huoltajansa katsoo, että joku uuden jäsenrekisterin tietolomakkeen kohdista on sellainen, ettei hän voi allekirjoittaa sitä, hänen tulee ottaa yhteyttä seuran hallitukseen.
Jatkossa samaa kaavaketta tullaan käyttämään myös jäsenhakemuksena.
SEURAAN LIITTYMINEN UUDISTUU
Seuraan liittyminen uudistuu. Seura ottaa hallituksen kokouksen 12.7.2018 päätöksellä aktiiviseen käyttöön Savon Miekka ry:n yhdistyksen sääntöjen 3. pykälän, joka menee näin:
- Yhdistykseen jäseneksi voi liittyä jokainen, joka hyväksyy yhdistyksen tarkoituksen ja säännöt.
- Jäsenet hyväksyy hakemuksesta yhdistyksen hallitus.
Jatkossa seuraan liittymisestä kiinnostunut henkilö täyttää jäsenhakemuksen, jonka hallitus käsittelee jollain aikavälillä. Käsittelyaikana jäsenkokelas voi osallistua treeneihin pelkällä treenimaksulla.
savon miekka 